معرفی اسناد نمونه در آرپا

معرفی اسناد نمونه در آرپا یکی از برگه های موجود در زیر سیستم حسابداری آرپا می باشد. کاربرد این برگه برای جلوگیری از درج اسناد تکراری می باشد. در ادامه قصد داریم کاربرد اسناد نمونه را با ذکر مثال و نحوه تعریف آن را شرح دهیم. برای آموزش نرم افزار حسابداری آرپا با ما همراه باشید.

 

کاربرد استفاده از اسناد نمونه

اغلب اوقات ممکن است در طول یک دوره مالی، حسابدار یک مجموعه با ثبت اسناد و شناسایی هزینه های تکراری مواجه باشد. در نرم افزار حسابداری آرپا برای سهولت استفاده از نرم افزار و تسریع در ثبت این اسناد، قابلیت تعریف و ذخیره اسناد تکراری به عنوان اسناد نمونه وجود دارد. به عنوان مثال فرض کنید شرکتی از زیر سیستم حقوق و دستمزد آرپا استفاده نکند. در این صورت حسابدار در هر ماه باید به صورت دستی اقدام به شناسایی حقوق و دستمزد پرسنل خود کند. از آن جهت که سند حقوق و دستمزد یک سند تکراری می باشد و هر ماه صادر می گردد می توان آن را به عنوان سند نمونه معرفی کرد. در ماه های آینده می توان با فراخوانی سند نمونه ذخیره شده، به راحتی و در کمترین زمان ممکن سند حقوق و دستمزد پرسنل را شناسایی کرد.

 

برگه معرفی اسناد نمونه در آرپا

برای معرفی اسناد نمونه در آرپا، ابتدا باید در فیلد “نام سند نمونه” عنوانی را برای آن انتخاب کنید. سپس اقدام به ثبت سند کرده و در فیلد کد حساب، در هر ردیف حساب های سمت بدهکار و بستانکار مورد نظر خود را انتخاب کنیم. با فعال کردن گزینه “هشدار برای صدور سند” در زمان مشخص شده به کاربر جهت ثبت سند نمونه یادآوری می کند. در فیلد “در روز” میتوان روز مشخصی از ماه را جهت یادآوری انتخاب کرد.

کاربر از دو روش دیگر نیز میتواند به برگه معرفی اسناد نمونه و فراخوانی آن دسترسی یابد. یکی از این روشها استفاده از امکانات برگه اسناد حسابداری می باشد. در مقاله اسناد حسابداری در نرم افزار آرپا به آن اشاره شد. روش دیگر آن استفاده از امکانات برگه سایر پرداختها می باشد که در مقاله سایر دریافتها و پرداختها در آرپا به آن پرداختیم.

 

فراخوانی سند نمونه

کاربر می تواند با استفاده از امکان فراخوانی سند نمونه در امکانات اسناد حسابداری یا امکانات سایردریافتها و سایرپرداختها، اسنادی که قبلا به عنوان سند نمونه ذخیره کرده است را در یک سند جدید و یا در همان سند فراخوانی نماید. به این طریق سند شناسایی خود را پس از اعمال اصلاحات در صورت لزوم، در کوتاه ترین زمان ممکن جهت ثبت در اختیار خواهد داشت.

 

نتیجه گیری

یکی از امکانات کاربردی در زیر سیستم حسابداری نرم افزار آرپا، امکان ذخیره اسناد به عنوان اسناد نمونه می باشد. این امکان به سهولت و تسریع در ثبت اطلاعات بسیار کاربرد دارد. با استفاده از این امکان کاربر می تواند اسناد تکراری خود را ذخیره کند و در زمان مشخص برای ثبت مجدد آن هشدار دریافت کند.