آشنایی با فرآیند کامل خرید آرپا

آشنایی با فرآیند کامل خرید آرپا بسیار حائز اهمیت می باشد. با توجه به امکانات متعدد موجود در زیر سیستم حسابداری خرید آرپا شرکت ها می توانند متناسب با نیاز خود فرآیند خرید مورد نظر را در نرم افزار حسابداری آرپا پیاده سازی نمایند. در ادامه سعی شده سیکل کامل خرید بصورت استاندارد ارائه شود. لیکن شرکتها میتواند بر حسب نیاز فرآیند مورد نیاز خود را پیاده سازی نمایند. لازم به ذکر است برای پیاده سازی فرآیند خرید، کاربران می تواند از امکان عطف و ارتباط بین برگه استفاده نمایند. این امکان کنترل بیشتر بر فرآیند و تسریع ثبت اطلاعات را به همراه خواهد داشت.

فرآیند کامل خرید آرپا

در روند آشنایی با فرآیند کامل خرید آرپا، برگه ها متنوعی از قبیل درخواست خرید، سفارش خرید، استعلام قیمت وجود دارد. البته در زیر سیستم انبارداری آرپا نیز برگه هایی وجود دارد که در فرآیند خرید می توان از آن استفاده کرد.

برگه درخواست خرید

در آشنایی فرآیند کامل خرید آرپا در گام اول کارکنان می توانند درخواست خرید کالاهای مورد نیاز خود را به دایره خرید ثبت نمایند.

در زیر سیستم خرید، برگه درخواست خرید برای ثبت این درخواست وجود دارد. این برگه هیچ تاثیری بر موجودی کالا ندارد. کاربر صرفا می تواند تعداد کالای مورد نیاز خود جهت خرید را ثبت نماید.

برگه ثبت استعلام قیمت

مسئول خرید با بررسی درخواست خرید صادر شده، ابتدا اقدام به استعلام قیمت از تامین کنندگان و ثبت در فرم استعلام قیمت می نماید. چنانچه با برگه استعلام قیمت آشنایی ندارید، می توانید مقاله استعلام قیمت در آرپا را مطالعه نمایید.

برگه سفارش خرید

در ادامه آشنایی با فرآیند کامل خرید آرپا با برگه سفارش خرید آشنا می شوید. پس از استعلام قیمت و تعیین تامین کننده، کاربر میتواند در برگه سفارش خرید اطلاعات خود را ثبت نماید. اطلاعات ثبت شده در برگه سفارش خرید به نوعی نشان دهنده نهایی شدن فرآیند خرید میباشد. با این تفاوت که هنوز کالا به دست انباردار نرسیده است. یکی از امکانات موجود در این برگه، امکان رزرو کالا می باشد. به نحوی که بتوان موجودی کالا را در برگه سفارش خرید افزایش داد. در مقاله رزرو کالا، نحوه رزرو و تنظیمات آن بیان شده است. همچنین اگر قبل از تحویل کالا به تامین کننده وجهی پرداخت کردید، میتوانید در برگه سفارش خرید ثبت نمایید. برای اینکار میتوان از قسمت امکانات برگه سفارش خرید، گزینه “صدور دریافت/پرداخت پیشرفته” را انتخاب کرد. در این حالت حساب پیش پرداخت خرید کالا تحت تاثیر قرار میگیرد. در مقاله ثبت پرداخت در آرپا توضیحات آن ارائه شده است.

برگه رسید انبار خرید در زیر سیستم انبارداری

در آشنایی با فرآیند کامل خرید، برخی از برگه ها در زیر سیستم انبارداری وجود دارد. یکی از مهمترین برگه، برگه رسید انبار خرید می باشد. رسید انبار خرید به منزله ورود کالا به انبار می باشد. و هر زمان کالا به دست انباردار رسید، باید در برگه رسید انبار خرید ثبت گردد. با توجه به ماهیت ورودی برگه رسید انبار خرید، موجودی انبار کالا در زمان ثبت افزایش می یابد. لازم به ذکر است برای هیچ از یک برگه هایی که تا این لحظه معرفی شده است، سند حسابداری صادر نمی گردد. در آرپا امکان صدور اتوماتیک رسید انبار خرید همزمان با صدور برگه خرید نیز وجود دارد.

برگه های کنترلی در زیر سیستم انبارداری برای تکمیل فرآیند خرید

در زیر سیستم انبارداری برگه های کنترلی متنوعی از قبیل مجوز رسید انبار، رسید موقت، درخواست کالا از انبار و برگه برگشت از رسید موقت وجود دارد. برگه مجوز رسید انبار به عنوان تاییدیه ورود کالا به انبار می باشد. برگه رسید موقت می تواند در راستای دریافت کمی کالا صادر گردد تا پس از تایید واحد کنترل کیفیت به صورت نهایی ثبت شود. در مقاله برگه های کنترلی در زیر سیستم انبارداری آرپا به صورت مفصل در خصوص این برگه ها توضیحاتی ارائه شده است.

برگه خرید

در آخرین مرحله از فرآیند کامل خرید حسابدار، پس از صدور رسید انبار خرید، جهت ریالی نمودن فرآیند خرید اقدام به ثبت فاکتور خرید می نماید. با صدور برگه خرید علاوه بر افزایش موجودی بازرگانی کالا، سند حسابداری صادر شده و مانده حساب تامین کننده به روز می گردد.

کاربرد قرارداد خرید در آرپا

گاهی برخی از شرکت ها ممکن است با تامین کننده خود قرارداد خریدی ثبت نمایند. و در بازه های زمانی مختلف بسته به نیاز خود مقداری از کالاهای ثبت شده در قرارداد خرید را دریافت نمایند. در نرم افزار حسابداری آرپا امکان ثبت قرارداد خرید می باشد. و هر زمان بخشی از کالاهای موجود در قرارداد خرید را دریافت کنند. می توانند اقدام به ثبت فاکتور خرید آن نمایند. قابلیت عطف و ارتباط بین برگه ها در نرم افزار آرپا این امکان را فراهم می کند. تا جهت ثبت فاکتورهای خرید از برگه قرارداد خرید مربوطه عطف بگیرند. و به راحتی میزان باقیمانده هر قرارداد قابل گزارشگیری باشد.

نتیجه گیری

در مجموعه های مختلف با توجه به روند فعالیت و سیاست کاری ممکن است مراحل مختلفی را در فرآیند خرید طی نمایند. نرم افزار حسابداری خرید آرپا از جمله کارآمدترین نرم افزارهای حسابداری می باشد که جهت ثبت فرآیند کامل خرید امکانات مختلفی را در اختیار کاربران خود قرار می دهد. در مقاله آشنایی با فرآیند کامل خرید آرپا سعی کردیم، یک روند استاندارد برای شرکت پیاده سازی کنیم. هر شرکت می تواند برخی از این فرآیند را مورد استفاده قرار دهد. با توجه به استفاده از فرآیند عطف برای پیاده سازی فرآیند، میتوان از گزارشهای عطف نیز جهت کنترل و بررسی این فرآیند استفاده کرد.